Aspectos (No tan) evidentes de la pintura profesional (2)

[ES] EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Muchas veces cuando pensamos en el pintor profesional de miniaturas nos imaginamos a un tío encerrado en un cuartito friki desordenado y lleno de trastos y pinturas tiradas por todas partes pintando aislado todo el día sin levantas cabeza. Bien esto puede ser cierto en parte (he visto cuartos así, aunque mi estudio suele estar más o menos ordenado), pero hay muchas labores que pasan desapercibidas y ocupan gran parte de nuestro tiempo.

Una de ellas es el departamento de contabilidad, me explico, ser autónomo hoy en día en España significa dedicar parte de tu tiempo a trabajar para Hacienda, gratis, y encima pagar por hacerles el trabajo.

¿recordáis cuando os hablé del departamento de comunicación y os dije que dedicaba un 15% de mi tiempo a eso? pues otro 5% es a contabilidad. Evidentemente hacer facturas no lleva mucho tiempo, cuando dedicas entre 1 y 4 semanas a pintar una mini al final haces una o dos facturas al mes, y si eres un poco listo, tienes una plantilla excel que te hace casi todo el trabajo.

Contabilizar los gastos tampoco es mucho más problema, es cierto que hay que escanear y clasificar todos los tickets y facturas de proveedores (pinturas, peanas, pinceles, gastos de envío, alojamiento web, internet...). nuevamente una hoja excel con todo anotado es una gran ayuda.

Tampoco es problema la declaración trimestral (donde haces un balance del IVA pagado a tus proveedores y el cobrado a tus clientes y pagas la diferencia a hacienda, o, si tienes suerte y te sale a devolver, como a mi en enero-marzo de 2014, esperas pacientemente a que hacienda le de la gana de pagarte, por si os lo preguntáis, aún me deben 600 € de ese trimestre, y han pasado 14 meses), pagas el 21% de tus beneficios (ingresos - gastos) en concepto de IRPF y esto tampoco es problema porque tienes un gestor que te hace todo el papeleo (porque el papeleo no es difícil pero pegarse con las administraciones no esta pagado)

Además dedicas un rato a medias con el departamento de comunicación (o sea, tu mismo) a preparar presupuestos para clientes y otro a buscar proveedores que te ofrezcan producto de calidad a buen precio (en mi caso lo más complicado es el material de embalaje y protección para mis envíos, esto está en constante evolución en busca de algo que ofrezca una protección óptima para minis que cuestan lo que cuestan, que además sea bonito porque pagando estas cantidades lo mínimo es una presentación bonita sin sacrificar protección, y que además salga económico o no me suponga un gasto de tiempo excesivo (a veces he dedicado hasta 5 horas a preparar una caja de miniaturas para enviar, pero del departamento de transportes hablamos otro día)

Como veis para esto hay que ser multitarea, jaja. Pasad un buen día!

[En] ACCOUNTING DEPARTMENT

So many times when we thought in a professional miniature painter we imagin a guy locked in a small freak room messy and full of paints and things all around, painting lonely all day without seeing sunlight. Well this could be partialy true (I saw rooms like that, but my Studio used to be more or less clean). But, there are many tasks that go unnoticed and take so many time.

One of them is accounting work, let me explain, being self workerr in Spain means to work for tax office part of your time, free, even more, pay to do their job

Do you remember when I wrote about communication work and told you I spent around 15% of my time doing that? another 5% is accounting work. Obviously making invoices is not a big work, if you spend between 1 to 4 weeks painting a mini, at the end of the month you only had to do one or two invoices, and if you are bit clever you'll have an excel template that does most of the work for you

Accounting expenses is not so hard neither, yeah I need to scan and clasify all tickets and provider's invoices (paints, pedestals, brushes, shipping costs, web hosting, internet...) so again an excel sheet is a big help.

Neither a trouble quarterly statement (where you do a VAT balance between what you paid to your providers and that you charged to your customers to pay tax office, or, if you are lucky and get a negative balance, ask for a return, as I did in january-march 2014, and wait patiently until tax office want to pay you. If you are wondering, I'm still waiting 600 € for that quarter, 14 months after).
You need to pay too a 21% of your profits (income less expenses) as IRPF (an spanish tax) and that's not hard as you have a bussines agent that do all paperwork for you, because doing it is not hard, but fighting with administrations is another war.

You still need to share some time with your communications department (ie. with yourself) to make budgets to your customers and to look for better providers that offer you quality products at best price (in my case, harderst thing is to find packing materials to protect my shippings, wich are alwais evolving looking for something that could offer best protection to minis that are a great expense to my customers, and that could be at the same time good looking because with those prices minimum is to offer a nice presentation without loosing protection, and at the same time should be not too expensive and not too time consuming (I reach 5 hours preparing a mini for shipment, but packing department should be another entry)

As you see to work on that you should be multitask, hehe, have a nice day! :)